Pourquoi vous pourriez vouloir un service de partage de fichiers sécurisé maintenant que vous travaillez à domicile

Lorsque nous étions tous au bureau, beaucoup d’entre nous étaient connectés au réseau du bureau. Nous n’avons pas eu besoin de beaucoup réfléchir au partage de fichiers. Mais maintenant que nous sommes dispersés à travers le paysage, le partage sécurisé de fichiers importants peut nécessiter une planification minutieuse. Voici pourquoi vous souhaiterez utiliser de puissants services de partage de fichiers pour partager en toute sécurité des fichiers sensibles, afin de mieux collaborer, quel que soit l’endroit où vous travaillez.

Le moyen le plus simple de partager un fichier consiste peut-être à joindre un document à un e-mail, à Slack ou à un autre message instantané. Mais dans tous les cas, cela pose des problèmes sur plusieurs fronts. Si vous dépendez beaucoup de votre messagerie ou de votre système de messagerie, vos fichiers mal archivés peuvent être mis à la disposition de pirates intrusifs utilisant des leurres de phishing. Si vous partagez des documents traditionnels de cette manière, vous risquez de vous retrouver rapidement à jouer au jeu « qui a la dernière version ». Il est difficile de suivre les mises à jour lorsque plusieurs personnes travaillent sur le même document, feuille de calcul ou présentation.

Bien que des outils de collaboration intégrés tels que Google Workspace ou Microsoft OneDrive (ou l’équivalent en fonction de votre identité de messagerie) puissent résoudre le problème du contrôle de version (et peuvent être votre seule option si votre entreprise insiste), cela peut devenir fastidieux au moment où votre équipe s’étend au-delà votre espace bureau. . Vous pouvez par inadvertance partager le document avec des personnes qui ne devraient pas le voir ou empêcher quelqu’un d’y accéder. Plus votre mode de partage est complexe, plus il est probable qu’une erreur se produise là où le monde (ou peut-être des membres de la famille) peut accéder à vos fichiers. Nous avons tous vu des reportages où une base de données ou un ensemble de documents est tombé entre de mauvaises mains parce que quelqu’un n’a pas appliqué la sécurité appropriée. Certaines entreprises ne s’y risqueraient pas : avec l’un de mes clients, j’ai dû obtenir une nouvelle adresse e-mail sur son domaine pour partager ses documents Google.

Outre Google Workspace et OneDrive, il existe plus d’une douzaine de fournisseurs différents de services de partage de fichiers personnels, notamment Dropbox, Box et iCloud d’Apple. Beaucoup d’entre eux sont gratuits ou presque pour une utilisation minimale. Mais si vous envisagez ces services, tous les membres de votre cercle d’engagement devraient Utiliser l’authentification à deux facteurs (comme Authy) Pour y accéder, pas seulement un nom d’utilisateur et un mot de passe. Cependant, ils sont souvent de deuxième niveau en ce qui concerne l’expérience utilisateur (les fonctionnalités de collaboration de Dropbox peuvent être déroutantes, iCloud et Windows ont une relation compliquée, et la fonction de prévisualisation des fichiers de Box ne fait pas un excellent travail). C’est pratique pour partager ou partager des fichiers à la fois sur vos propres appareils, mais ce n’est pas ma solution préférée.

Au lieu de cela, vous devriez envisager un service de partage de fichiers basé sur le cloud de niveau entreprise, un service qui ajoute plus de couches de protection en cryptant vos données, qui dispose d’un contrôle d’accès précis. Egnyte, SecureDocs, ShareFile et SugarSync ne sont que quelques-uns des services les plus populaires ; Voici un tableau avec une comparaison approximative de leur coût et de ce qu’ils offrent pour vous aider à démarrer :

Quelle que soit l’option que vous choisissez, voici ce que vous devez rechercher lorsque vous recherchez un service de partage de fichiers sécurisé :

• Synchronisation automatique des fichiers Pour tous les utilisateurs sur tous les appareils, y compris l’intégration avec l’Explorateur Windows et le Finder de MacOS, afin que vous puissiez parcourir les répertoires partagés et conserver des copies locales pour un accès rapide.
• Support client Android, iOS et Web Pour parcourir également les répertoires et dossiers partagés lors de vos déplacements.
• Cryptage de bout en bout. Si quelqu’un peut télécharger vos fichiers sans votre identifiant, il ne pourra rien faire avec. ShareFile dispose également d’un plug-in Outlook qui crypte vos fichiers en tant que fonctionnalité supplémentaire.
• Sécurité de connexion supplémentaire. SecureDocs nécessite une authentification supplémentaire par défaut pour toutes ses connexions, tandis que d’autres que je mentionne ont une option. Le réglage est aussi simple que de scanner un code QR dans l’application pour smartphone, comme indiqué ci-dessous :

• Les options de partage public sont faciles à désactiver, ou compliquent par inadvertance le choix de partager publiquement.
• Autorisations et droits d’accès personnalisables Pour vous assurer que les bonnes personnes partagent les bons ensembles de fichiers. Egnyte, par exemple, dispose de plusieurs contrôles pour ajouter un mot de passe à votre fichier et autoriser ou désactiver les téléchargements et les notifications, comme vous pouvez le voir dans la capture d’écran ci-dessous :

• chemins de révision Pour savoir et réparer quand quelqu’un partage accidentellement un fichier avec l’ensemble d’Internet, ou pour supprimer rapidement un fichier partagé s’il n’est plus nécessaire.

Beaucoup de ces produits ont des essais gratuits (parmi ceux que j’ai mentionnés ci-dessus, tous sauf SugarSync ne nécessitent aucun détail de paiement), et vous pouvez utiliser ces périodes pour les évaluer. Se poser ces questions devrait vous aider à choisir :

• Partagez-vous régulièrement des fichiers très volumineuxVous aimez les vidéos ou les documents PowerPoint illustrés ? Certains services imposent des restrictions sur des fichiers individuels ; SugarSync, par exemple, a une limite de taille de téléchargement de client Web.
• Quels autres outils logiciels fonctionnent avec le service de partage de fichiers? Certains (comme Egnyte) s’intègrent à Salesforce, Google Workspace et Slack, ce qui facilite l’utilisation du partage de fichiers dans le cadre de flux de travail normaux. Vérifiez les petits caractères si cela est important pour vous.
• Avez-vous besoin d’une chambre ?? Certains services proposent une « salle de données » partagée qui peut être l’équivalent cloud d’un serveur de fichiers réseau partagé. ShareFile et SecureDocs offrent tous deux un espace illimité pour leurs salles partagées. D’autres, comme Egnyte, couvrent la pièce avec 1 To, ce qui est encore beaucoup de stockage si vous n’êtes pas un producteur vidéo.
• De quels autres services spécialisés avez-vous besoin? Certains services s’intègrent aux applications de signature électronique (ShareFile fonctionne avec RightSignature de Citrix) et permettent des flux de travail personnalisés (tels que les approbations de documents) et d’autres tâches qui peuvent faire gagner du temps réel dans un environnement d’entreprise.

L’utilisation de n’importe quel service de partage d’entreprise nécessitera quelques modifications, mais je pense que cela en vaut la peine pour la tranquillité d’esprit supplémentaire, une meilleure sécurité et des fonctionnalités de collaboration.